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« Mr Leroy attend toujours sa livraison. Il vient d’appeler. Où ça en est ? »
– Ah mince le produit n’est pas en stock mais on n’a pas fait les achats car le dossier est resté sur le bureau de Christiane qui est en arrêt maladie. »
Parfois le chef d’entreprise ou de service a l’impression de passer son temps à jouer au pompier au lieu de se concentrer sur son métier et les tâches à haute valeur ajoutées.
Cela arrive dans toutes les sociétés que les processus dysfonctionnent. Et puis il faut se le dire… on a beau écrire des procédures les collaborateurs ne lisent pas. On leur fait des check-lists, ils oublient des lignes (oui moi aussi je suis un manager exaspérée parfois)…
En bref et je l’ai vérifié moi-même la seule chose qui fonctionne c’est de :
– Digitaliser le passage de relais entre les services (comme ça on est certains que c’est bien transmis)
– Automatiser les étapes successives (comme ça aucune n’est oubliée)
– Mettre des contrôles partout avec des blocages si les données saisies sont incorrectes
– Mettre en place des alertes si les tâches ne sont pas traitées en temps et en heure
C’est le rôle de l’informatique de faire en sorte que la personne en charge de l’étape suivante dans le processus de l’entreprise selon le cas se voit transmettre le dossier via l’informatique en le retrouvant dans sa liste de travail à réaliser ou superviser. Cette succession d’étapes dépendant de différentes conditions s’appelle un workflow.
Pour cela il faut :
1- bien définir son référentiels de données (donnée qui doit être juste et partagée entre les services)
2- Définir les cas d’erreur possibles pour les éviter
3- définir dans quelles conditions et quand le passage de relais doit se faire entre les service et le digitaliser
4- mettre en place des alertes automatique si tout n’est pas traité à temps
Ce processus s’inscrit dans le temps. Je vous conseille de réfléchir en terme d’amélioration continue pour améliorer régulièrement votre digitalisation et sécuriser l’entreprise sur ces processus.
