Automatiser pour moins recruter

C’est rarement facile de recruter. Surtout en croissance il ne faut pas confondre vitesse et précipitation.

Il n’est pas facile de trouver les collaborateurs qui auront les compétences techniques, les compétences humaines (ce qu’on appelle les soft skills) et l’envie, la motivation de faire les tâches que vous voulez leur confier.

Pour diminuer ses besoins de recrutement il est possible d’automatiser son entreprise, surtout les tâches rébarbatives et répétitives, et de rationaliser l’activité. Il faut garder l’humain au cœur de l’activité pour toutes les tâches à haute valeur ajoutée.

Nous allons voir ensemble qu’il est possible de découper les activités des collaborateurs aux compétences les plus rares pour les déléguer à d’autres et d’identifier les tâches inutiles.

Je vais vous raconter une petite histoire… Celle de Yannick.

Yannick dirige une entreprise qui réalise des prestations d’étude clinique pour le compte de grands laboratoires. Ses équipes d’Attachés de Recherche Clinique (ou ARC pour les intimes) contactent des médecins, qui recrutent des patients pour les études. Les ARC vérifient que les protocoles de l’étude sont bien suivis. En cas d’effets indésirables (effets secondaires plus ou moins graves) des décisions doivent rapidement être prises. Il y a un travail d’analyse statistique important pour produire des rapports associés aux études. L’entreprise de Yannick est florissante mais sa croissance est bloquée par le fait qu’il n’arrive pas à recruter assez d’Attaché de Recherche Clinique. Jusqu’à ce qu’il décide de résoudre le problème de façon très originale.

Dans le cas de Yannick la difficulté résidait dans le fait que les Attachés de Recherche Clinique ont une spécialité rare qui donne lieu à des salaires très élevés. Et Yannick s’est alors posé la bonne question : Est-ce que mes ARC ne font que des tâches d’ARC ?  et dans le cas contraire qu’est-ce que je pourrai déléguer à des collaborateurs moins difficiles à recruter (et dont le salaire chargé est plus faible) ? Et comment assurer que ces tâches déléguées soient bien réalisées en temps en en heure ?

Pour cela Yannick a demandé à ses ARC de mesurer leurs temps de façon précise pendant 1 mois en notant toutes leurs actions dans un fichier.

Et en regardant tout ça de prêt, seul 45% du temps était réellement consacré à de la recherche clinique et l’organisation des déplacements prenait beaucoup de temps.

Yannick a réalisé qu’il pouvait doubler son chiffre d’affaires sans recruter d’avantage.

En premier lieu Yannick a embauché une assistante qui avait pour mission de trier les mails des ARC 2 fois par jour pour ne laisser que ceux liés à l’ARC.

Les ARC faisaient des demandes de déplacement et l’assistante s’occupait aussi d’organiser les déplacements : de prendre les avions, trains, hôtels. Le résultat revenait à l’ARC sous la forme d’une pochette de déplacement contenant toutes les informations avec les numéros de téléphones des contacts à visiter, des hôtels, des taxis dans la ville etc…

Cette première action a économisé presque 30% du temps des ARC, leur a permis d’avoir des fiches de déplacements plus qualitatives qui leur a donné de la sérénité en déplacement. Mais cette action a aussi eu un ROI imprévu. En effet, l’assistante en charge des déplacements avait acquis un savoir-faire sur le sujet. Avec ses qualités d’anticipation et sa bonne connaissance des outils de réservation, elle prenait les billets plus tôt et moins chers ce qui a permis d’économiser 20% sur les frais de déplacement.

Mais Yannick voulait aller encore plus loin. Il a analysé que beaucoup de déplacements étaient en réalité inutiles car le travail de pilotage des études pouvait être réalisé à distance avec des bons outils de partage et de suivi de l’information avec les centres répartis partout dans le monde qui mènent les études. Cet objectif de réduction des déplacements et d’amélioration de la qualité de suivi des activités a été l’occasion de démarrer un projet avec de multiples bénéfices et de franchir une étape décisive dans la digitalisation de la société.

Nous avons donc digitalisé la base des centres et des médecins associés à ces centres. C’était comme un CRM des centres. Il était important de bien les connaître, de savoir quels étaient leurs spécialités afin de savoir s’ils étaient des candidats potentiels pour une nouvelle étude.

Dans la base des études, il était possible d’avoir le statut de l’étude, le nombre de centre à recruter versus le nombre de centres recrutés, le nombre de patients à recruter versus le nombre de patient recrutés.

Pour les patients recrutés, il était important de préserver leur anonymat mais d’avoir toutes les informations liées, à l’âge, le poids… et de savoir s’ils recevaient le placebo ou le médicament testé.

A chaque visite patient, le médecin enregistrait des constantes prévues à l’étude, comme la tension, le pouls etc… Le système s’assurait que le patient était bien suivi avec la régularité prévue selon le protocole de l’étude.

En cas d’effet secondaire les médecins pouvaient entrer une fiche d’événement indésirable qui donnait lieu à une alerte appropriée à la gravité.

Les données statistiques sur les patients pouvaient être extraites à tout moment par l’ARC pour être injectée dans l’outil d’analyse statistique métier et permettre la réalisation des rapports d’études intermédiaires ou finaux.

Ce système était accessible non seulement par les ARC mais aussi par les médecins en charge de l’étude dans les centres et par les laboratoires ayant commandé les études.

Cette digitalisation a eu plusieurs effets. D’abord les ARC ont économisé la majorité des déplacements ce qui s’est traduit en réduction des frais et des temps de déplacement.

Ensuite le nombre de mail à traiter liés à l’activité de recherche clinique a chuté puisque tout était digitalisé dans un système qui automatisait aussi les contrôles.

Le système vérifie de lui-même que le patient fait l’objet d’un suivi conforme au protocole de l’étude, ceci permet de réagir en temps réel en cas de non-respect et de suivre la qualité des centres sur le long terme pour ne travailler qu’avec ceux qui suivent les protocoles de façon sérieuse. Ceci a vraiment donné aux ARC un outil de pilotage des études et leur a permis de se focaliser sur l’analyse statistique et les rapports d’études, les tâches à plus haute valeur ajoutée de leur activité.

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