Cas client : Espace propreté

Comment Espace propreté a gagné 30 j par mois de taches administratives.

Mes clients sont ma plus grande source d’inspiration. Déjà ce sont des visionnaires puisqu’ils ont misé sur le No Code et SIMAX avant que cette technologie ne devienne LA révolution digitale en 2022. Et par conséquent ils ont souvent une approche maligne voire un peu disruptive de leur marché et j’adore !
C’est le cas de Muriel Fournier, qui a racheté Espace propreté en 2018, une PME de 30 salariés spécialisée dans le nettoyage industriel.

Analyse des forces et faiblesses au moment du rachat

Muriel a une vision pour sa société, elle la veut extrêmement humaine, avec un grand sens de la qualité pour le confort de ses clients. Elle veut recruter les meilleurs techniciens de surface, bien les payer et les fidéliser. Pour cela elle veut automatiser tout ce qui peut l’être dans son entreprise, afin d’éliminer tous les coûts parasites et garder du budget pour les salaires. Elle veut aussi mettre en œuvre une stratégie du « tout le monde vend » pour faire en sorte que ses techniciens de surface soient aussi des vendeurs. Beau défi !
Pour cela Muriel prend le temps d’analyser le fonctionnement de son entreprise. Elle a utilisé la méthode d’analyse que je décris un peu plus loin. Et voici ce qu’elle détecte :
Les feuilles de temps sont sur papier et les équipes saisissent avec un français approximatif et une écriture pas toujours lisible. La récupération de ces fiches en fin de mois pour faire la paye et les facturations est un casse-tête et la re- saisie des infos est longue.
De fait, la facturation et les calculs pour la paye prennent une semaine de travail à trois personnes en fin de mois, parfois plus. Les calculs sont faits à la main et les factures ensuite créées une par une. Parfois sur le volume il y a des erreurs de saisie forcément.
Le fait de n’avoir les informations qu’en fin de mois pose des problèmes de suivi. En effet si une prestation n’a pas eu lieu, la direction le découvre beaucoup trop tard. Et lorsqu’une intervention doit être intercalée, il faut appeler le salarié sur son portable.

Digitalisation pour gagner 15 j/homme par mois

Forte de ce constat, Muriel a décidé de changer son logiciel de gestion pour passer sous SIMAX et de mettre en place une application mobile pour les salariés du nom de TIMAX. Celle application respecte tous les codes d’une bonne digitalisation : des fonctions très simples et des accès en un clic.
Sur TIMAX le salarié voit la liste de ses interventions du jour et il a juste un bouton « Je commence », ce qui va envoyer sa position géolocalisée et indiquer à SIMAX que l’intervention est commencée. La chef d’équipe voit que l’intervention est en cours sur le planning, car elle change de couleur. Si elle n’est pas indiquée rapidement comme commencée, elle passe en rouge et la chef d’équipe peut alors s’en inquiéter.
Quand l’intervenant clique sur « Je commence » le compteur se met à tourner et un gros bouton « Je finis » permet de dire que l’intervention est terminée.
Dans le planning l’intervention passe en vert.
Les données des interventions remontent en temps réel, ce qui facilite le travail de pilotage de l’équipe au quotidien, mais c’est surtout en fin de mois que
l’impact est le plus important.

De cinq jours à trois personnes, le temps de génération des données de paye et de la facturation est passé à deux heures. Tout est calculé en automatique, suite à un clic bouton à partir de données déjà digitalisées. Il ne reste plus aux équipes que la tâche à haute valeur ajoutée de contrôle des résultats avant un envoi à l’expert-comptable de la navette de paye et un envoi automatique des factures aux clients.

Se rendre moins indispensable

Lorsque Muriel a repris Espace propreté, elle a pris son temps pour bien analyser la société et bien comprendre ce métier qui lui était étranger. Elle a donc passé beaucoup de temps avec l’ancien directeur, qui lui a transmis son savoir-faire métier.
En particulier l’ancien directeur avait acquis un savoir-faire sur la constitution des devis : il savait intuitivement quelle était la durée nécessaire pour nettoyer une cage d’escalier, un sol en moquette etc… et il a transmis toutes ces informations oralement à Muriel qui a pu rédiger un joli dossier…
Muriel comprend très vite que les calculs dépendent de nombreux paramètres et qu’il lui faudra faire les devis elle-même pour tomber juste. En effet, si elle fait un mauvais calcul de tarif et se trouve déficitaire sur une prestation régulière, cela impactera la rentabilité de sa société, c’est donc une de ces tâches critiques à haute valeur ajoutée qu’elle ne peut pas déléguer… De plus elle doit faire les calculs à la main et cela lui prend beaucoup de temps.

Muriel se retrouve donc avec une tâche longue et régulière, pour laquelle elle est indispensable. Or, comme nous l’avons déjà vu, un des objectifs de la digitalisation, c’est de rendre le dirigeant moins indispensable. Et Muriel a bien l’intention de pouvoir profiter de ses soirées avec Medhi son amoureux, tout en faisant croître son activité. Alors elle décide de digitaliser la tâche et recrute Sarah une alternante pour l’aider.
Ensemble elles définissent plusieurs types de devis à réaliser, plus ou moins complexes : il y a les devis pour le nettoyage des vitres, la gestion des locaux poubelle, les résidences qui peuvent regrouper plusieurs bâtiments, les locaux professionnels etc…
Ensemble nous avons défini l’architecture globale de ce qu’on appelle un configurateur. L’idée est de permettre à la personne qui visite le lieu à nettoyer, par exemple une résidence, de répondre à des questions au fur et à mesure : le nombre d’étages, le nombre de vitres, le nombre de sanitaires, le type de sol et la surface, le jour où il faut sortir les poubelles jaunes, les poubelles grises… avec des fréquences convenues avec le client sur la base de recommandations, par exemple combien de fois le frigo est-il nettoyé (toutes les semaines, tous les 15 jours, tous les mois?) et au fur et à mesure le cahier des charges de l’activité de nettoyage se constitue et le temps de nettoyage se calcule à partir de la base de données de temps unitaire que nous avons constituée. Un appel à Google automatisé calcule le temps de trajet. Comme ce temps est payé aux salariés, il doit être pris en compte dans le calcul du coût de la prestation.
Quand on a bien répondu à toutes les questions et qu’on a ainsi défini avec le client le périmètre de la prestation, le prix se calcule automatiquement. Ceci représentait déjà un point important pour Muriel, car elle n’avait plus à faire les calculs à la main et elle pouvait ainsi donner directement un tarif à son client. Elle pouvait même lui envoyer directement le contrat contenant le cahier des charges détaillé et le faire signer sur place ce qui évitait un second déplacement ou un travail de relance.
Mais l’avantage principal, c’est que Muriel n’est plus indispensable à la réalisation des devis, elle peut sereinement confier cette tâche à une force de
vente. Elle n’est plus le goulet d’étranglement de la croissance de son entreprise.

Mise en place du tout le monde vend

Muriel souhaitait mettre en place la stratégie du « tout le monde vend ». Voici ce qui a été fait.
Dans son application mobile le technicien de surface peut à tout moment entrer un commentaire, qu’il peut aussi dicter avec son téléphone. Ainsi il peut
dire « J’ai vu que les vitres étaient sales, j’ai proposé au client de lui faire une prestation de 2 h mardi prochain à 10 h et il a dit oui ».
La chef d’équipe voit alors que l’intervention a donné lieu à un commentaire et elle va pouvoir le traiter en envoyant un accusé de réception de commande au
client, contenant la date d’intervention convenue et le rappel du tarif. Le collaborateur peut aussi créer une nouvelle intervention dans l’application.
De technicien de surface, le collaborateur devient aussi un vendeur, ce qui lui permet d’obtenir un avantage financier associé et qui rend son travail plus valorisant et motivant. Muriel augmente ainsi son chiffre d’affaires, tout en fidélisant ses équipes qui se sentent fortement considérées.

Et une suite qui promet

Tout ceci ne résout pas tous les challenges quotidiens de Muriel. Mais elle a pu se dégager assez de temps pour s’impliquer dans des associations, comme la CPME, où elle défend les petites et moyennes entreprises et les Nouvelles Grisettes, une association qu’elle préside dont le but est de favoriser l’insertion professionnelle de personnes en difficultés, tout en réindustrialisant le région Occitanie.

Pour espace propreté Muriel ne va pas s’arrêter là. Elle a plein d’idées pour en faire un acteur national majeur et je prends le pari qu’elle va y arriver.

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